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Compliance für Microsoft Teams

Teams-Konfiguration für wiederkehrende Projekte – SemTalk unterstützt Compliance in Microsoft Teams – SemTalk auf dem European Collaboration Summit 28./29. Mai 2019 in Wiesbaden

Microsoft Teams wird in immer mehr Organisationen für die agile Zusammenarbeit eingesetzt. Die Chat-Funktion ermöglicht spontane Kommunikation ohne Verlust der Inhalte, über die zugeordnete SharePoint-Seite können team-relevante Dokumente abgelegt und verwaltet werden. Gleichzeitig bietet der Einsatz von Teams die Möglichkeit, die für den jeweiligen Arbeitskontext benötigten Informationen griffbereit verfügbar zu halten – und das über verschiedene Applikationen hinweg. Damit ermöglicht Microsoft Teams die gezielte Bereitstellung von Informationen im Hinblick auf die Aufgaben des Teams. Leichtgewichtige Applikationen wie z.B. Microsoft Planner stellen weitere Funktionalitäten für die effiziente Zusammenarbeit durch Aufgabenverteilung mit Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Fortschrittskontrollen dar.

 

So wird Microsoft Teams z.B. für wiederkehrende Projekte wie die Durchführung von Marketing-Kampagnen, für Stellenbesetzungsverfahren oder das Bauen von Häusern erfolgreich eingesetzt. Planner übernimmt dabei für Projekte mit geringer bis mittlerer Komplexität die Rolle eines Projektmanagement-Werkzeugs, das die Verteilung von Verantwortlichkeiten sichtbar macht und den Projektfortschritt anzeigt.

 

Die im Projekt benötigten oder erstellten Dokumente werden in der zugehörigen SharePoint Site abgelegt oder eine andere SharePoint-Seite als Tab eingebunden. Auch andere Applikationen können als weitere Tabs eingebunden werden, um so die notwendigen Informationen im direkten Zugriff zu halten.

 

 

Beim Aufsetzen der Teams ist dabei die Erfahrung der Projektleiter gefragt. Für neue Mitarbeiter ist es häufig schwierig zu erkennen, welche Rollen ggf. benötigt werden und welche Aufgaben verteilt werden müssen. Über die SemTalk Services können Sie nun einerseits die benötigten Rollen aus Ihren Prozessmodellen ableiten und über eine SharePoint-Liste die jeweiligen Team-Mitglieder den Rollen zuordnen. In einem zweiten Schritt können nun die Aufgaben aus dem Prozessmodell ausgewählt und dem Planner Board zugeordnet werden, wobei die Verantwortlichkeiten aus der SharePoint-Liste übernommen werden. Damit wird einerseits das Aufsetzen des Teams beschleunigt und andererseits sichergestellt, dass die zu bearbeitenden Aufgaben den im Rahmen der Organisationsgestaltung festgelegten Prozessen entsprechen. Aus der Planner-Aufgabe kann direkt in das Prozessportal gesprungen werden, um sich die für die Bearbeitung notwendigen Informationen in Bezug auf Informationsquellen, beteiligte Kollegen, zu verwendende Systeme, Ablageorte oder zu beachtende Richtlinien zu verschaffen. Im Ergebnis können dadurch die Widersprüche zwischen agilem Arbeiten einerseits und notwendiger Compliance andererseits wesentlich verringert werden.

 

 

Das bekannte Prozessportal SemTalk Services stellt Prozessmodelle und zugehörige Informationen auf der Microsoft-Plattform bereit. Dabei stellen mit dem SemTalk Editor auf der Basis von Microsoft Visio erstellte Modelle die Grundlage dar, die in den SemTalk Services für die Navigation, Suche, Reporting und weitere Funktionalitäten genutzt werden.

Weitere Informationen zur Integration der SemTalk Services in Microsoft Teams finden Sie hier (16 MB pptx).

Informationen zum European Collaboration Summit unter www.collabsummit.eu

Mehr Informationen zum Unternehmen Semtation GmbH und der SemTalk-Plattform finden Sie hier.